Responsable Audit Qualité Archivistique - Mohammedia

Nous recrutons un(e) Responsable Audit Qualité Archivistique pour garantir la conformité, la fiabilité et l’efficacité des processus de gestion documentaire et d’archivage au sein de notre entreprise. Vous serez chargé(e) de piloter les audits qualité liés aux archives physiques et numériques, d’assurer le respect des normes et procédures internes, et de contribuer à l’amélioration continue du système documentaire.

Missions principales :

Audit et contrôle qualité archivistique

• Planifier et réaliser des audits internes des systèmes d’archivage physique et numérique.
• Vérifier la conformité des pratiques archivistiques avec les procédures internes, les exigences réglementaires et les normes qualité.
• Contrôler la traçabilité, la sécurité et l’accessibilité des documents et archives.
• Identifier les écarts, anomalies et risques liés à la gestion documentaire.

Gestion documentaire et conformité

• Superviser l’organisation, le classement, la conservation et l’archivage des documents administratifs, techniques et juridiques.
• Veiller à la bonne application des politiques de gestion documentaire et de conservation des archives.
• Assurer la conformité des pratiques avec les exigences légales et réglementaires en vigueur.
• Participer à la digitalisation et à l’optimisation des systèmes d’archivage.

Amélioration continue et optimisation

• Proposer et mettre en œuvre des actions correctives et préventives suite aux audits réalisés.
• Élaborer des procédures et standards visant à améliorer la qualité archivistique.
• Participer aux projets d’amélioration continue liés à la gestion documentaire et à la qualité.
• Mettre en place des indicateurs de performance et tableaux de bord de suivi.

Sensibilisation et accompagnement

• Former et sensibiliser les collaborateurs aux bonnes pratiques archivistiques et aux exigences qualité.
• Accompagner les différents services dans l’application des procédures documentaires.
• Assurer une veille sur les normes, réglementations et évolutions liées à l’archivistique et au management de la qualité.

Reporting et coordination

• Rédiger des rapports d’audit détaillés avec constats, analyses et recommandations.
• Présenter les résultats des audits à la direction et assurer le suivi des plans d’action.
• Collborer avec les services qualité, juridique, RH et administratif pour garantir la cohérence des pratiques documentaires.