Coordinateur du Programme des Assistants CNO-Services aux CNO

Contexte

Au cours de la 133ème session du Comité International Olympique (CIO), tenue à Buenos Aire en octobre 2018, le Sénégal a été désigné pour accueillir la quatrième édition des jeux olympiques de la jeunesse.

Le Sénégal est ainsi le premier pays africain à accueillir les Jeux Olympiques de la jeunesse (JOJ). Cet événement de grande envergure est en phase avec les projets du gouvernement du Sénégal qui ambitionne de positionner le pays comme le hub multiservices de référence, d’attraction de devises et de capitaux étrangers au niveau régional.

Les JOJ qui devaient initialement se dérouler en 2022 ont été reportés en 2026. À cet effet, pour une meilleure organisation de l’événement, un comité d’organisation (COJOJ) a été créé sous la forme d’une Association de droit privé dont les membres fondateurs sont :

• Le Gouvernement du Sénégal, représenté par le ministre des Finances et du Budget et le ministre des Sports ;
• Le Comité National Olympique et Sportif Sénégalais (CNOSS) représenté par son Président ;
• La ville de Dakar représentée par le Maire.

Les JOJ représentent un catalyseur pour une transformation sportive sociale, culturelle, éducative et économique qui créera de nouveaux espoirs, de nouvelles opportunités et de la confiance pour les jeunes.

En effet, Dakar 2026 est né du désir d’amener les jeux olympiques de la Jeunesse dans toutes les parties du monde et de les placer au cœur de la transformation de l’Afrique.

Par conséquent, l’ampleur de cet événement et les opportunités qu’il offre nécessitent une organisation bien structurée avec l’identification et le recours à des compétences pointues dans des domaines variés, liés à la livraison d’un évènement sportif de dimension mondiale.

C’est dans ce cadre que le COJOJ souhaite procéder à la sélection des meilleurs talents pour l’accompagner dans la réalisation de ses missions.

Dakar 2026, c’est une équipe de collaborateurs passionnés qui, ensemble, s’apprêtent à offrir au monde le plus grand événement sportif organisé en Afrique.

Être un collaborateur de Dakar 2026 c’est partager une aventure humaine unique et participer à la transformation de l’Afrique.

C’est une opportunité de développer ses compétences et de relever continuellement des défis en donnant le meilleur de soi-même dans un environnement dynamique et motivant qui valorise le partage, l’excellence, l’impact et la créativité.

Missions et responsabilités

Afin de mener à bien sa mission et ses objectifs, le secteur fonctionnel NCS et les équipes NCS doivent :

• Assurer les meilleures relations avec les CNO basées sur les principes d’universalité, de confiance réciproque, de co-construction et de non-discrimination, en étant l’unique point de contact entre Dakar 2026 et les CNO ;
• Élaborer, planifier et délivrer les meilleurs services aux CNO pour faciliter et optimiser leur participation aux Jeux ;
• Assurer la liaison avec tous les secteurs fonctionnels de Dakar 2026 pertinents, pour garantir que toutes les politiques et services répondent aux besoins des CNO dans les sites et le Village Olympique de la Jeunesse.

La/le Coordinateur/trice du Programme des Assistants aux CNO sera placé(e) sous la supervision directe de la Manager des Services aux CNO.

Il/elle aura pour mission principale de concevoir, structurer, coordonner et superviser la mise en œuvre du Programme des Assistants aux CNO, en assurant la planification, la préparation opérationnelle, l’encadrement des équipes dédiées et la qualité du service rendu aux Comités Nationaux Olympiques avant, pendant et après les Jeux.

Le Programme des Assistants aux CNO s’inscrivant dans le cadre global du programme Jambaar26, la/le Coordinateur/trice assurera également une coordination étroite avec le département PEM (People Management), afin de garantir l’alignement du programme avec les orientations, procédures, outils, échéances et standards définis pour le recrutement, la sélection, la formation et le suivi des volontaires.

Il/Elle est en charge des activités suivantes :

Piloter la mise en œuvre et le suivi opérationnel du programme des Assistants aux CNO, en coordination avec les parties prenantes concernées et dans le respect des orientations définies par le secteur fonctionnel NCS, notamment :

• Définir, structurer et actualiser l’organisation opérationnelle du programme des Assistants aux CNO ;
• Identifier les besoins opérationnels en assistants dédiés et en volontaires NCS, en lien avec les besoins de service aux délégations ;
• Contribuer à la définition des profils recherchés, en cohérence avec les exigences opérationnelles du secteur NCS et les processus du programme Jambaar26 ;
• Élaborer les principes généraux d’organisation, d’affectation, de supervision et de suivi du programme ;
• Veiller à l’adéquation entre les ressources disponibles, les besoins opérationnels et les priorités de service avant, pendant et après les Jeux ;

Coordonner la préparation opérationnelle, l’affectation et le déploiement des Assistants aux CNO et des volontaires NCS, dans le respect du calendrier défini, notamment :

• Préparer les outils de gestion et de pilotage du programme, notamment les plannings, tableaux de suivi, matrices d’affectation, listes de présence et checklists opérationnelles ;
• Organiser l’affectation des Assistants aux CNO en fonction des délégations, des besoins de service, des langues, des profils et des priorités opérationnelles ;
• Coordonner le déploiement opérationnel des Assistants aux CNO et volontaires NCS au Village Olympique de la Jeunesse, ainsi que dans le cadre du suivi des CNO lors des activités officielles lorsque requis ;
• Assurer le suivi des présences, disponibilités, rotations, remplacements et réaffectations nécessaires ;

Assurer la formation, l’orientation et l’encadrement des Assistants aux CNO et des volontaires NCS, afin de garantir la bonne compréhension de leur rôle, la qualité du service rendu et le respect des standards opérationnels, notamment :

• Élaborer, structurer et mettre à jour les contenus de formation et d’orientation relatifs aux missions, procédures, standards de service et comportements attendus
• Organiser et animer les sessions de formation, d’induction, de briefing et de débriefing des équipes concernées ;
• Veiller à la bonne compréhension par les assistants aux CNO et volontaires du rôle du secteur fonctionnel NCS, du fonctionnement des services aux CNO et des mécanismes d’escalade ;
• Sensibiliser les équipes aux enjeux de posture professionnelle, de confidentialité, de protocole, d’interculturalité et de qualité d’accueil ;
• Répartir les tâches, assurer la coordination quotidienne des équipes et apporter les orientations nécessaires à la bonne exécution des missions.

Assurer le suivi de la qualité de service, le reporting opérationnel et l’amélioration continue du programme, notamment :

• Veiller au respect des consignes, procédures, horaires, affectations et standards de service
• Superviser la remontée, le traitement et le suivi des incidents, difficultés ou besoins signalés par les Assistants au CNO et volontaires NCS ;
• Produire un reporting régulier à la hiérarchie sur l’état du déploiement, les points de vigilance, les besoins d’ajustement et les mesures correctives à mettre en œuvre.
• Identifier les besoins complémentaires en accompagnement ou en renforcement de capacités et proposer les actions appropriées;
• Consolider les retours d’expérience, bilans et recommandations post-Jeux relatifs au Programme des Assistants aux CNO ;
• Participer aux réflexions du secteur fonctionnel NCS pour les projets associés et l’amélioration continue des outils, contenus et processus et standards de service.

Qualifications et compétences requises pour le poste

Formations et Diplômes 

• Minimum Bac 3 avec expérience significative en universités ou grandes écoles, dans les domaines suivants : gestion de projet, management, ressources humaines, événementiel, sport management, relations internationales, hospitalité, administration ou tout autre domaine pertinent pour la coordination d’équipes et la délivrance de services.
• Une formation complémentaire en gestion d’équipes, coordination de volontaires, gestion opérationnelle d’événements ou service à la clientèle constitue un atout majeur.

Expérience professionnelle 

• Minimum 3 ans d’expérience dans une fonction de coordination opérationnelle, de gestion de programme, de supervision d’équipes, de gestion de volontaires ou de services aux participants dans le cadre d’événements, de projets institutionnels ou d’environnements multisites ;
• Une expérience avérée dans l’encadrement d’équipes temporaires, de volontaires, de personnels d’accueil, d’équipes de terrain ou de workforce constitue un fort atout ;
• Une expérience au sein d’un comité d’organisation d’événements sportifs internationaux, d’un Comité National Olympique, d’une fédération sportive, d’un programme de volontariat ou d’un environnement protocolaire/international est vivement appréciée ;
• Une expérience dans des contextes multiculturels, avec coordination de parties prenantes variées et gestion de contraintes opérationnelles fortes, est requise ;
• Une expérience en période de montée en charge, de préparation événementielle ou de gestion d’opérations sous pression est fortement souhaitée.

Compétences techniques 

• Excellente compréhension des exigences de service liées à l’accompagnement de délégations, de participants ou de clients institutionnels dans le cadre d’un grand événement ;
• Bonne compréhension du Mouvement olympique, du rôle des CNO et des enjeux opérationnels liés à leur participation aux Jeux ;
• Solides compétences en coordination d’équipes, supervision terrain, gestion de planning et répartition des ressources humaines ;
• Capacité à structurer un dispositif opérationnel, à formaliser des procédures claires et à mettre en place des outils de suivi efficaces ;
• Maîtrise des principes de formation, briefing, encadrement et évaluation de personnels temporaires ou volontaires ;
• Aptitude confirmée à gérer les priorités, à anticiper les besoins, à résoudre les problèmes et à prendre des décisions rapides dans un environnement exigeant ;
• Excellentes capacités de coordination transversale avec plusieurs secteurs fonctionnels et interlocuteurs internes/externes ;
• Très bonnes compétences rédactionnelles et organisationnelles, notamment pour la préparation de notes, guides, tableaux de bord, rapports de suivi et supports de briefing ;
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, indispensable ; toute autre langue constitue un atout ;
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs, notamment Excel, PowerPoint, Word, Teams, SharePoint, Smartsheet ou tout autre outil de suivi opérationnel ;
• Capacité à travailler avec rigueur sur des données d’affectation, des listes nominatives, des plannings complexes et des informations sensibles.

Savoir être

• Leadership opérationnel et capacité à encadrer des équipes avec clarté, exigence et bienveillance ;
• Sens élevé du service, de la qualité d’accueil et de la satisfaction des CNO ;
• Très bon relationnel, diplomatie et sens de la représentation institutionnelle ;
• Excellente capacité d’adaptation dans un environnement évolutif, multiculturel et soumis à de fortes contraintes de délais ;
• Rigueur, sens de l’organisation et souci du détail ;
• Réactivité, sang-froid et capacité à gérer les imprévus avec méthode ;
• Esprit d’initiative, autonomie et proactivité ;
• Capacité à travailler en équipe et à entretenir des relations de travail constructives avec des interlocuteurs de profils variés ;
• Capacité à faire respecter un cadre, des consignes et des standards de service ;
• Discrétion, fiabilité et respect des plus hauts standards d’intégrité ;
• Bonne résistance au stress et excellente maîtrise de soi ;
• Forte sensibilité interculturelle et aptitude à évoluer dans un environnement international.

Contraintes du poste

• Contrat CDD à temps plein jusqu’à fin 2026
• Flexibilité à travailler au-delà des horaires de travail conventionnels le cas échéant
• Forte intensité de travail attendue à l’approche de la période des Jeux ;
• Mobilité, flexibilité et disponibilité indispensables selon les impératifs du programme et des opérations NCS.