Assistant(e) de Gestion / Secrétaire Administrative

Edomatch recrute une Assistant(e) de Direction / Secrétaire Administrative pour le compte d'une entreprise Pharmaceutique de la place.
Lieu : Lomé, Togo
Disponibilité : Immédiate

FONCTION : Assistant(e) de Direction / Secrétaire Général(e)

MISSIONS PRINCIPALES :

1. Assister la DG dans sa mission, notamment dans ses activités administratives et organisationnelles :

   • Gestion de son agenda et de son secrétariat, planification de ses RDV.

   • Organisation de ses déplacements internes comme externes.

2. Gestion du secrétariat de la société :

   • Centralisation du courrier arrivée et dispatching.

   • Rédaction du courrier départ, rédaction des notes d’information et notes de service.

3. Organisation des réunions :

   • Organisation des réunions avec les clients et des réunions du personnel.

   • Prise de notes et rédaction des comptes rendus ou de procès-verbaux de réunions.

4. Gestion du secrétariat juridique :

   • Préparation des conseils d’administration et assemblées générales.

   • Organisation de la tenue de ces réunions et rédaction des procès-verbaux correspondants.

5. Assistance au service administratif :

   • Réception des candidatures, organisation et participation aux entretiens de recrutement.

   • Préparation et suivi des contrats d’embauche.

6. Entretien des relations fonctionnelles (interface) avec toutes les Directions et Services, en particulier pour les courriers confidentiels et urgents et autres besoins spécifiques.

7. Suivi des contrats et gestion des relations avec les fournisseurs extérieurs ou des services généraux :

   • Entretien des bureaux, gardiennage, ramassage d’ordures, entretien groupe électrogène, chambre froide, etc.

8. Assistance à l’équipe commerciale pour la gestion des actions commerciales.

9. Suivi des dossiers avec les transitaires internes et externes, en relation avec le service d’expédition en France.

10. Centralisation des demandes des différents services et gestion des approvisionnements.

11. Prise en charge de l’évènementiel de la société.

PROFIL RECHERCHÉ :

• Formation initiale : Baccalauréat 3/4/5 minimum ou équivalent.

• Formation professionnelle : Secrétariat, Gestion administrative et/ou juridique, ou autre formation équivalente.

• Connaissances particulières : Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion logistique.

• Expérience indispensable : Avoir eu une expérience d’au moins trois ans en assistanat de direction couplé à une expérience en gestion.

• Compétences spécifiques : Bonne connaissance de l’organisation des plannings, gestion du courrier, suivi du stock et services généraux.

• Caractéristiques physiques : Parfaite santé physique et morale, capacité à travailler sous pression.

• Qualités requises :

  • Rigueur et sens de l’organisation.

  • Honnêteté et sens des responsabilités.

  • Réactivité et esprit d’analyse.

  • Bon relationnel et leadership.

  • Disponibilité et intégrité.

  • Orientation résultat.

  • Esprit de synthèse et d’analyse.

  • Esprit d’initiative et capacité d’écoute et d’organisation.

  • Proactivité.

SALAIRE NET :

Entre 250 000 et 300 000 FCFA Selon le profil.

NB : Seuls les profils retenus seront contactés.