Secrétaire (H/F)

Localisation : Abidjan

Type de contrat : CDI

Secteur d’activité : Événementiel, Communication & Logistique

Assurer le secrétariat et l’appui administratif quotidien de l’agence, en facilitant la circulation de l’information, le suivi des dossiers et la coordination des activités administratives.

Gestion administrative et secrétariat

· Assurer l’accueil physique et téléphonique des clients, partenaires et visiteurs ;

· Réceptionner, traiter et transmettre les appels, courriers et courriels ;

· Rédiger et mettre en forme les courriers, comptes rendus, notes et documents administratifs ;

· Organiser et assurer le classement et l’archivage des documents ;

· Assurer le suivi des dossiers administratifs et veiller au respect des délais ;

· Préparer les documents nécessaires aux réunions et aux différentes activités de l’agence ;

· Tenir à jour les fichiers et tableaux de suivi administratifs.

Appui aux activités de l’agence

· Assurer le suivi administratif des prestations et événements ;

· Appuyer les équipes dans la préparation et le suivi des dossiers liés aux événements ;

· Participer à la coordination des échanges avec les clients, fournisseurs et différents prestataires ;

· Assurer le suivi des demandes et transmettre les informations aux interlocuteurs concernés ;

· Participer à l’organisation logistique des réunions, rendez-vous et événements selon les besoins.

· Classer et archiver les pièces de caisse sur supports physique et électronique ;

· Mettre à jour les tableaux de suivi et bases de données ;

· Préparer les documents et rapports administratifs demandés ;

· Assurer le suivi des courriers et dossiers en cours ;

· Signaler à la hiérarchie toute difficulté ou tout retard dans le traitement des dossiers.

· Vous êtes titulaire au minimum d’un Bac2 en comptabilité, gestion, finance ou banque : BTS, DUT ou équivalent ;

· Vous êtes titulaire au minimum d’un Bac2 en Secrétariat, Assistanat de Direction, Gestion Administrative ou équivalent ;

· Vous justifiez de 1 à 3 ans d’expérience dans un poste de secrétariat ou d’assistanat administratif ;

· Une expérience dans le secteur de l’événementiel, de la communication, des services ou de la logistique constitue un atout ;

· Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Word et Excel ;

· Vous avez une bonne capacité rédactionnelle et maîtrisez les techniques de classement et d’archivage ;

· Vous êtes à l’aise avec la gestion des appels, courriers et courriels professionnels ;

· Vous avez une bonne expression orale et écrite en français ;

· Vous êtes capable de travailler sur plusieurs tâches simultanément et de respecter les délais.

Vos atouts personnels :

· Patience et sens de l’accueil ;

· Rigueur et sens de l’organisation ;

· Bonne présentation et aisance relationnelle ;

· Réactivité et sens des priorités ;

· Discrétion et respect de la confidentialité ;

· Ponctualité et fiabilité ;

· Esprit d’équipe ;

· Sens du service ;

· Bonne capacité d’adaptation ;

· Dynamisme et proactivité.