Secrétaire principal(e)

Edomatch recrute un(e) Secrétaire principal(e) pour le compte L’Univers XOESE.

Quartier : ATTIEGOU, Lomé

1. Résumé de l’offre :

● Titre de l’offre : Secrétaire principal(e)

● Durée de contrat : un an (12 mois) renouvelable sous certaines conditions

● Lieu de la mission: Siège de Univers XOESE (Lomé, Togo)

● Langues requises : Français, Anglais (Un atout)

● Rapporte à: Présidente

● Prise de fonction : dès que possible

2. A propos de l’Univers du Leadership International de XOESE

L’Univers du Leadership International de XOESE (Univers XOESE) est un Institut d’enseignement supérieur,

reconnu par l’Etat togolais (Agrément N°023/2025/MESR/SG/DES) dont la mission est l'enseignement /

formation, la diffusion de la culture scientifique et technique, l’accompagnement et la recherche. Nos

objectifs sont d'améliorer et de perfectionner les compétences des étudiants/apprenants, de favoriser leur

ouverture à l’international afin de préparer des cadres qualifiés, capables de s'intégrer dans la société et de

contribuer efficacement à son développement. A l’Univers XOESE, des actions constantes sont menées pour

améliorer l’interaction des étudiants avec le monde du travail et l’international.

Notre approche pédagogique par les Open Badges permet aux étudiants non seulement de valoriser leurs

acquis et compétences professionnelles mais aussi de bénéficier d’horaires de formation souples, flexibles et

aménagés selon leur emploi du temps, s’ils sont des travailleurs.

3. Objectif du Poste

Le/la Secrétaire principal(e), est responsable de la gestion administrative de l’établissement et de

l'optimisation de notre système de gestion des relations avec le personnel, les collaborateurs et les

étudiants. Son rôle est crucial pour assurer une gestion efficace de notre espace, de nos ressources, des

partenaires, des étudiants et de la relation avec leurs parents, ainsi que pour soutenir nos efforts de

communication et de mobilisation.

4. Principales Tâches

Travaillant sous le contrôle de la Présidente, et en étroite collaboration avec les Directeurs académique

et pédagogique de l’Univers, la/le Secrétaire principal(e) est chargé(e) des tâches suivantes sans s’y

limiter:

4.1. Gestion administrative:

● Gérer les courriers arrivés et départs;

● Contribuer à la gestion des pages/comptes de l’Univers sur les réseaux sociaux et suivre ce qui

est publié sur le site internet et sur les sites des tiers;

● Elaboration, transmission et affichage des communiqués et des différents notes de services;

● Préparer/Mettre en forme tous documents (Agenda, documents de travail, …) pour la bonne

tenue des réunions;

● Elaborer les procès verbaux et rapports des réunions;

● Élaborer le rapport mensuel sur les activités de l’Univers en collaboration avec le Directeur des

Communications;

● Transmettre les communiqués et rapports à qui de droit;

● Gérer, classer et archiver les dossiers administratifs des collaborateurs et des étudiants;

● Exécuter toutes autres tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l’Univers

XOESE.

4.2. Optimisation du système de gestion des relations professionnelles:

● Fournir l’assistance nécessaire aux collaborateurs, enseignants et étudiants pour l'utilisation

efficace des matériels et outils de travail;

● Compiler les données et tenir à jour les différents registres dans la base de données de l’Univers;

● Fournir un support technique et résoudre les problèmes liés à l’utilisation de la plateforme

numérique LARA en collaboration avec le consultant chargé de son pilotage;

● Contribuer à la promotion d’un processus d’amélioration continu au sein de l’Univers.

● Représenter l’Univers sur demande dans des événements.

4.3. Gestion de l’espace, des ressources et Reporting:

● S’assurer de l’utilisation optimale de l’espace au sein du bâtiment: gérer l’attribution des salles

aux différents cours et activités, la mise à disposition des matériels didactiques, l’utilisation

économe des ressources en bon père ou mère de famille, etc.;

● S’assurer de la propreté des espaces y compris des espaces communs;

● Faire remonter immédiatement auprès de sa hiérarchie tout incident ou situation nécessitant

une attention immédiate;

● Préparer des rapports réguliers sur les gestion de l’espace et des ressources et y inclure ses

recommandations d’amélioration.

4.4. Soutien aux efforts de communication et de mobilisation: collaboration Interne et externe:

● Travailler en étroite collaboration avec l’ensemble des équipes en vue d’assurer une visibilité

optimale et le branding de l’Univers XOESE en permanence;

● Contribuer à la coordination de toutes initiatives de promotion de l’université et de mobilisation

des acteurs et des étudiants.

5. Qualifications et Expériences Requises

● Bac2 ou diplôme équivalent en secrétariat de direction, marketing, gestion administrative ou

domaine connexe;

● Au moins un an d’expérience de travail dans une société ou une institution;

● Excellente maîtrise des outils informatiques;

● Excellentes capacités rédactionnelles ;

● Parfaite maîtrise du Français, à l’écrit et à l’oral ;

● Bonne connaissance de l’Anglais, un atout.

6. Compétences Personnelles

● Forte éthique professionnelle ;

● Engagement envers la mission, et la vision de l'Univers XOESE;

● Engagement à respecter les valeurs de l'Univers XOESE;

● Capacité à travailler de manière autonome et en équipe;

● Excellentes compétences organisationnelles et attention aux détails;

● Capacité à gérer plusieurs tâches et à respecter les délais;

● Sens avéré de la confidentialité.

7. Contrat

Il s’agit d’un poste à temps plein pour un contrat de projet initial de douze (12) mois assorti d’un mois

d’essai. Le contrat pourrait être prolongé sur la base d'un accord mutuel sous certaines conditions.

8. Salaire

Entre 52.500 - 60.000 FCFA

NB : Seuls les profils retenus seront contactés.