Assistant (e) Exécutif (ve) du President - Expatriation Gabon - Essassa

Nous recrutons pour l'un de nos clients, un établissement privé d'enseignement supérieur reconnu d’utilité publique par l’État gabonais, Un(e) Assistant(e) Exécutif(ve).

• Lieu: Essassa - Gabon
• Contrat: CDI

Responsabilités:

1. Gestion de l’agenda exécutif et coordination des activités

• Gérer les agendas complexes et évolutifs du Président de l’Institution.
• Planifier et coordonner les réunions internes et externes.
• Assurer le suivi des rendez-vous, échéances et engagements du Président.
• Organiser les déplacements professionnels et personnels, missions et événements du Président.
• Préparer les dossiers et documents nécessaires aux réunions et missions internes et externes du Président.

2. Gouvernance et gestion des réunions

• Assurer la prise de notes et la rédaction des procès-verbaux, comptes rendus et relevés de décisions.
• Maintenir un registre des décisions et actions en cours.

3. Coordination institutionnelle et suivi des projets

• Assurer la liaison entre le Président, le Secrétaire Générale, les directions et les partenaires externes.
• Effectuer le suivi des dossiers prioritaires jusqu’à leur clôture.
• Produire des tableaux de bord et rapports de suivi.

4. Gestion documentaire et administration

• Archiver les documents administratifs, institutionnels et contractuels.
• Assurer également l’archivage numérique des dossiers, projets et activités du Président en dehors du cadre strictement institutionnel lorsque requis.
• Assurer la gestion des bases de données physiques et numériques.
• Veiller à l’intégrité, à la confidentialité et à l’accessibilité des informations électroniques.
• Organiser les archives administratives et institutionnelles.
• Effectuer des audits périodiques des systèmes d’archivage afin d’identifier les documents manquants, obsolètes ou nécessitant une mise à jour.

5. Rapports et communication exécutive

• Préparer les notes de synthèse destinées à la Présidence.
• Rédiger des correspondances officielles en français et en anglais.
• Traduire et adapter des documents et présentations (français ↔ anglais).