Chargé·e en gestion de l’information administrative

Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

Contexte

DRC opère en Afrique de l’Ouest depuis 1998. Le bureau du HQ Hub Afrique de l’Ouest, du Nord et Amérique latine (ci-après : WANALA) est basé à Dakar, au Sénégal, et couvre plus de douze pays en dehors du Sénégal. Dirigé par le Directeur Exécutif pour la région de l’Afrique de l’Ouest, du Nord et de l’Amérique latine, le Bureau HQ Hub WANALA soutient et fournit des orientations stratégiques pour les bureaux pays de la région, qui comprend actuellement : l’Algérie, le Burkina Faso, le Cameroun, le Chad, la Colombie, la Libye, le Mali, le Mexique, le Niger, le Nigéria, la République centrafricaine, le Sénégal (Bureau Régional uniquement), Tunisie et le Venezuela.

Le Fonds régional pour le Sahel (SRF) est un nouveau fonds humanitaire destiné à répondre à la crise dans la région du Sahel, dans le bassin du Tchad et dans l’est du Tchad. Le SRF est hébergé par le Conseil danois pour les réfugiés (DRC), qui est gouverné et dirigé par des ONG travaillant au Sahel et soutenu financièrement par FCDO (UK Aid) et DG ECHO.

Objet

Le/la Chargé(e) en gestion de l’information administrative apporte un appui essentiel à l’équipe de gestion de fonds du SRF en contribuant à la bonne gestion des flux d’information, à l’organisation documentaire et à l’utilisation efficace des outils numériques du fonds.

Responsabilités

Soutien à la gestion des communications

• Assurer le suivi quotidien des boîtes emails communes du SRF ;
• Mener le tri, réorientation et premier niveau de réponse aux courriels simples (modèles, confirmations de réception, relances) en appui de l’équipe Grants ;
• Suivre les demandes internes et externes via un tableau de suivi partagé.

Appui à l’archivage et à l’organisation documentaire

• Assurer le classement électronique des documents des partenaires (propositions, contrats, rapports, correspondances) dans SharePoint selon les procédures établies ;
• Assurer le suivi régulier des dossiers numériques et vérification de leur complétude en appui de la Grants and Partnership Coordinator ;
• Assurer la mise à jour des procédures opérationnelles standard sur l’archivage et la gestion des documents.

Participation à la gestion des outils numériques (SharePoint et GMS)

• Appuyer au développement du système Grants Management System (GMS) ;
• Participer à la gestion des données disponibles sur le système en coordination avec l’équipe Grants ;

Contribution à l’amélioration continue

• Contribuer à l’identification d’opportunités d’amélioration des outils, procédures et pratiques de gestion de l’information au sein du SRF ;
• Participer activement aux retours d’expérience de l’équipe afin de renforcer la qualité, l’efficience et la cohérence des processus de gestion des subventions.

Capitalisation et apprentissage

• Documenter les bonnes pratiques et difficultés rencontrées dans l’utilisation des outils et systèmes de gestion des subventions ;
• Participer à la création ou la mise à jour de supports internes (guides, notes pratiques, tutoriels) destinés à l’équipe du SRF ou aux partenaires.

Transversal

• Apporter un soutien ad hoc aux tâches administratives du département des grants et finance, le cas échéant.
• Effectuer toute autre tâche pertinente à la demande de l’équipe du SRF.
• Soutenir les traductions et/ou revues des documents du SRF si nécessaire, en assurer la conformité avec les règles du SRF, DRC et des bailleurs.

Qualifications requises

Diplôme de niveau licence (minimum) ou équivalent en administration, gestion, sciences sociales, gestion de l’information ou domaine connexe.

Compétences et qualités exigées

Obligatoire :

• Capacité avérée à hiérarchiser une charge de travail importante, à respecter constamment les délais et à s’adapter dans un environnement de travail complexe et stimulant.
• Expérience de l’utilisation de modèles basés sur
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