Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) - Cotonou

Nous recherchons un Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) pour rejoindre notre équipe. Ce poste implique la gestion quotidienne des activités administratives et financières de l'entreprise, en assurant un soutien opérationnel efficace dans un environnement professionnel dynamique.

Missions :

• Gérer la coordination quotidienne du site, y compris l'accueil physique et la gestion du standard téléphonique.
• Assurer le suivi et la relation avec les fournisseurs d'équipements, de petits matériels, d'entretien des locaux, de téléphonie et de matériels d'impression.
• Traiter l'ensemble du courrier entrant et sortant, en rédigeant, réceptionnant, numérisant, archivant et diffusant aux interlocuteurs concernés.
• Suivre les contrats administratifs et de prestations, en vérifiant les échéances, renouvellements et résiliations.
• Contribuer à la mise à jour des obligations légales et administratives, notamment les actes juridiques, documents officiels et enquêtes administratives, en collaboration avec la hiérarchie.
• Assurer la gestion comptable et administrative des stocks, en lien avec les équipes opérationnelles et la direction financière.
• Réceptionner, vérifier et enregistrer toutes les pièces comptables telles que factures, reçus, relevés, bons de commande et autres justificatifs.
• Enregistrer et suivre les factures et commandes fournisseurs, en assurant leur conformité et leur traitement dans les délais.
• Suivre les comptes fournisseurs, gérer les échéances de paiement et préparer les éléments nécessaires aux règlements sous la supervision du responsable financier.
• Participer à la gestion de la trésorerie, en suivant les mouvements de caisse et en assurant le suivi des encaissements et des opérations de relance pour le recouvrement.
• Effectuer la saisie des opérations comptables courantes conformément aux procédures et au référentiel SYSCOHADA.
• Participer aux rapprochements bancaires, au suivi des opérations en banque et à la préparation des clôtures comptables mensuelles, semestrielles ou annuelles.
• Contribuer à la préparation et au suivi des déclarations fiscales, en assurant leur conformité et leur délai de soumission.
• Participer au suivi des obligations sociales, notamment la préparation des éléments pour la CNSS et la vérification des éléments variables de paie avant transmission.
• Vérifier les pièces justificatives et assurer l’enregistrement comptable des notes de frais.
• Analyser et suivre les dépenses et coûts administratifs, en proposant des recommandations pour optimiser la gestion financière.
• Préparer et mettre à jour les tableaux de bord et reportings financiers et administratifs pour une meilleure visibilité de la gestion.
• Participer à la préparation des documents pour les audits et contrôles externes, en signalant toute anomalie ou incohérence constatée.

Compétences requises :

• Maîtrise du référentiel comptable SYSCOHADA.
• Bonne connaissance de la comptabilité générale et de la gestion de la trésorerie.
• Expérience avec un logiciel de gestion comptable ou ERP, idéalement.
• Excellente maîtrise de Microsoft Excel, avec la capacité de concevoir et d’actualiser des tableaux de suivi.
• Connaissance approfondie de la fiscalité et des obligations fiscales et sociales au Bénin, notamment les déclarations courantes.
• Bonne connaissance des démarches et obligations auprès de la CNSS.
• Capacité à assurer le suivi, le contrôle et la justification des opérations financières et comptables.
• Connaissance en gestion des stocks et suivi budgétaire.
• Qualités rédactionnelles et capacités de reporting précis et synthétiques.

Qualités personnelles :

• Rigueur et sens de l’organisation.
• Ponctualité et respect des délais.
• Sens du travail en équipe et esprit collaboratif.
• Capacité d’adaptation et flexibilité.
• Sens de la confidentialité et discrétion professionnelle.
• Esprit d’analyse, attention aux détails et capacité à synthétiser les informations.