Office Manager Abidjan

Service : Direction Générale

Supérieur hiérarchique : Directeur Général

Lieu : Abidjan – Treichville

Type de contrat : CDD

Date de prise de fonction :

1.Mission principale

Assister le Directeur Général, dans la gestion quotidienne de ses activités, faciliter l’organisation, la communication et le suivi des dossiers afin d’optimiser le fonctionnement de l’entreprise.

2.Activités et responsabilités 

A. Gestion administrative

• Assurer la gestion des appels téléphoniques et des emails du Directeur Général

• Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents (courriers, rapports, comptes rendus) 

• Classer et archiver les dossiers 

• Suivre les courriers entrants et sortants et toutes tâches liées à l’administration

B. Organisation et coordination

• Gérer l’agenda du Directeur Général (rendez-vous, réunions, déplacements) 

• Organiser les réunions (convocations, ordre du jour, faire les comptes rendus) 

• Planifier les déplacements professionnels (réservations, logistique) 

C. Suivi des dossiers

• Assurer le suivi des projets et des échéances 

• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions 

• Centraliser les informations et assurer leur diffusion 

D. Communication interne et externe

• Faire le lien entre la direction et les autres services

• Accueillir les visiteurs et partenaires 

• Assurer une communication fluide avec les interlocuteurs internes et externes 

E. Gestion spécifique

• Organisation d’événements internes et externes

3. Compétences requises

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc…) 

• Excellentes capacités rédactionnelles 

• Gestion d’agenda et organisation 

• Bonne connaissance des techniques de communication

• Être Bilingue est un atout

Compétences comportementales

• Discrétion et confidentialité 

• Sens de l’organisation et rigueur 

• Réactivité et gestion des priorités 

• Bon relationnel et sens du service 

• Autonomie et esprit d’initiative 

4. Indicateurs de performance

Indicateur

Objectif

Délai de traitement d'un courrier

< 20 minutes

Taux d'erreurs dans l'agenda

0 erreur / mois

Tâches résolues sans intervention du Directeur Général

5 par semaine

Taux de conformité des documents

> 98%

5.Relations fonctionnelles

• Directeur Général

• Les autres membres de la société NIMA GROUP

6. Évolution possible

• Assistante de direction senior 

• Office manager