Grant Management Assistant

Fiche de poste – Grant Management Assistant.

Présentation du RAES

Créée en 2004, RAES (Réseau Africain pour l’Éducation à la Santé et à la Citoyenneté) est une ONG panafricaine qui développe des stratégies innovantes de changement social et comportemental en Afrique.

RAES agit comme un hub régional reliant partenaires internationaux, institutions publiques, médias et sociétés civiles locales afin de favoriser l’accès à l’information et le développement de solutions adaptées aux défis sociaux. L’organisation conçoit et met en œuvre des programmes de communication, de recherche et d’innovation sociale dans plusieurs pays d’Afrique de l’Ouest et du Centre.

Dans le cadre de son développement, RAES s’appuie également sur un écosystème de structures complémentaires, notamment :

• OASIS, centre d’expertise en recherche, formation et production de connaissances
• RAES Prod 2.0, structures de production et d’innovation narrative

Vision du RAES

Avoir des communautés qui s’informent, se mobilisent et agissent sur leur avenir, individuellement et collectivement.

Mission du RAES

• Promouvoir le changement social et un environnement propice à une prise de décision individuelle et collective éclairée, fondée sur une information libre, appropriée et complète.

Mission et champs de responsabilité du poste

• Assistant apportera un appui technique, administratif et opérationnel à la gestion de l’ensemble du portefeuille de subventions de l’organisation. Il/Elle contribuera au suivi de la conformité des projets, au respect des exigences des bailleurs, à la gestion documentaire, à la préparation des rapports ainsi qu’à la coordination entre les différents départements impliqués dans la mise en œuvre des projets.

Administration des subventions

• Assurer la gestion administrative de l’ensemble du portefeuille de subventions du RAES.
• Mettre à jour régulièrement la base de données institutionnelle des subventions.
• Assurer l’archivage physique et électronique de tous les documents relatifs aux subventions.
• Veiller à la disponibilité des documents contractuels (accords de financement, budgets approuvés, avenants, plans de travail, rapports, correspondances avec les bailleurs, etc.).
• Maintenir à jour le système de suivi des échéances contractuelles et des obligations des bailleurs.
• Assurer la bonne organisation des dossiers sur les plateformes collaboratives de l’organisation (SharePoint, Teams ou tout autre système de gestion documentaire).
• Développer et mettre à jour les outils de suivi des subventions sous la supervision du Grant Manager.

Suivi de la conformité

• Assurer le suivi du respect des exigences contractuelles des bailleurs.
• Vérifier la conformité administrative des documents avant leur transmission.
• Suivre les échéances relatives aux rapports techniques et financiers.
• Assurer le suivi des conditions particulières prévues dans les accords de financement.
• Alerter le Grant Manager sur tout risque de non-conformité ou de retard.

Suivi des projets

• Participer aux réunions de lancement, de revue périodique et de clôture des projets.
• Préparer les comptes rendus des réunions de gestion des subventions.
• Assurer le suivi des plans d’action issus des réunions.
• Mettre à jour les tableaux de bord de suivi des projets.
• Assurer le suivi des principaux indicateurs de performance des subventions.

Reporting

• Appuyer la préparation des rapports techniques destinés aux bailleurs.
• Compiler les contributions des différentes équipes techniques.
• Vérifier la cohérence et la qualité des informations avant soumission.
• Participer à la rédaction, à la relecture et à la mise en forme des rapports narratifs.
• Veiller au respect des calendriers de reporting.
• Assurer la diffusion des modèles et exigences de reporting auprès des équipes projets.

Développement des propositions

• Appuyer la préparation des notes conceptuelles et des propositions de financement.
• Compiler les informations techniques fournies par les départements.
• Participer à l’élaboration des cadres logiques, plans de travail et budgets.
• Assurer la mise en forme des dossiers de soumission conformément aux exigences des bailleurs.
• Contribuer à la collecte des documents administratifs requis pour les soumissions.

Suivi financier des subventions

En collaboration avec le Département Finances :

• Participer au suivi budgétaire des projets.
• Préparer les tableaux de suivi financier des subventions.
• Suivre les décaissements des bailleurs.
• Assurer le suivi des avances et des justifications financières.
• Contribuer à la préparation des rapports financiers destinés aux bailleurs.

Renforcement des capacités

• Participer à la diffusion des procédures internes relatives à la gestion des subventions.
• Sensibiliser les équipes aux exigences des bailleurs.
• Contribuer à l’élaboration d’outils, de guides et de check-lists.

Veille sur les opportunité

• Effectuer une veille sur les opportunités de financement.
• Mettre à jour la cartographie des bailleurs.
• Suivre les appels à propositions.
• Préparer les notes d’information destinées à la Direction.

Audits

• Appuyer la préparation des audits internes et externes.
• Assurer la compilation des pièces justificatives.
• Participer au suivi des recommandations d’audit.

Autres responsabilités

• Produire des rapports périodiques sur l’état du portefeuille de subventions. Exécuter toute autre tâche confiée par le Grant Manager ou la Directrice Exécutive.

Qualifications

Formation

Licence ou Master en Gestion de projets, Administration, Finances, Comptabilité, Développement international ou tout autre domaine pertinent.

Profil

Connaissance et expérience

Compétences techniques

• Au moins 3 années d’expérience dans la gestion de subventions, la gestion de projets ou le développement de programmes au sein d’une

  Le dossier de candidature comprendra :

  • Un CV actualisé (en français et/ou en anglais).
  • Une lettre de motivation adressée à la Directrice Exécutive du RAES.
  • Quatre références professionnelles : nom, fonction, contact. 2 anciens collègues et 2 anciens partenaires

  Date limite de candidature : 10 août 2026.

  Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s pour un entretien seront contacté(e)s. Le RAES encourage particulièrement les candidatures féminines et les candidatures issues du continent africain.